Điểm c) Khoản 4 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định như sau:
"c) Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Biên bản này phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu. Biên bản mở thầu được đọc công khai tại lễ mở thầu."
Trong nội dung biên bản mở thầu ghi rõ các thông tin: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan.
Trường hợp 1: Nhà thầu nộp hồ sơ không tham dự lễ mở thầu, bên mời thầu sẽ phải gửi biên bản mở thầu cho nhà thầu đã nộp hồ sơ.
Trường hợp 2: Nhà thầu nộp hồ sơ có tham dự lễ mở thầu, nhà thầu có mặt sẽ ký vào biên bản mở thầu xác nhận những nội dung đã công bố. Tại thời điểm đọc công khai biên bản mở thầu, khi không có thông tin của mình trong biên bản mở thầu, nhà thầu phải đề kiến nghị ngay với bên mời thầu để được bổ sung thông tin trong biên bản.
Như vậy, ở cả hai trường hợp, bên mời thầu đều phải chịu trách nhiệm đối với trường hợp để sót hồ sơ dự thầu của nhà thầu.
Điều 75 Luật đấu thầu 2013 quy định trách nhiệm của bên mời thầu như sau:
– Đối với lựa chọn nhà thầu thực hiện gói thầu thuộc dự án:
+ Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất;
+ Quyết định thành lập tổ chuyên gia;
+ Yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trong quá trình đánh giá hồ sơ;
+ Trình duyệt kết quả lựa chọn danh sách ngắn, kết quả lựa chọn nhà thầu;
+ Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu;
+ Bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật cho các bên liên quan nếu thiệt hại đó do lỗi của mình gây ra;
+ Bảo mật các tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu;
+ Bảo đảm trung thực, khách quan, công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu;
+ Cung cấp các thông tin cho Báo đấu thầu và hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; cung cấp thông tin, tài liệu liên quan và giải trình việc thực hiện các quy định tại khoản này theo yêu cầu của người có thẩm quyền, chủ đầu tư, cơ quan thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu;
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về quá trình lựa chọn nhà thầu.
– Đối với lựa chọn nhà thầu trong mua sắm thường xuyên, ngoài quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h và i khoản 1 Điều 75 Luật đấu thầu 2013, bên mời thầu còn phải thực hiện trách nhiệm sau đây:
+ Phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;
+ Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
+ Ký kết và quản lý việc thực hiện hợp đồng với nhà thầu;
+Quyết định xử lý tình huống;
+ Giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà thầu;
+ Hủy thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật đấu thầu 2013;
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người có thẩm quyền về quá trình lựa chọn nhà thầu;
+ Lưu trữ các thông tin liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Chính phủ;
+ Cung cấp các thông tin cho Báo đấu thầu và hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; cung cấp thông tin, tài liệu liên quan và giải trình việc thực hiện các quy định tại khoản này theo yêu cầu của người có thẩm quyền, cơ quan thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu;
+ Báo cáo công tác đấu thầu hàng năm.
Như vậy, trường hợp bên mời thầu bỏ sót hồ sơ dự thầu của nhà thầu sẽ có trách nhiệm trình người có thẩm quyền phê duyệt ra quyết định xử lý để đảm bảo quyền lợi của nhà thầu.
